日本国内でもコロナウィルスにより都市機能が制限され、低下し始めています。このことは、特許庁に対する出願手続きなどが許可されている弁理士の業務にも、今後影響を及ぼす可能性があると予想しております。企業内、事務所内でクラスタが発生した場合、そこに所属する多数の方が同時的に濃厚接触の経過観察のために隔離観察となり、突然に知財部などが機能不全となってしまう可能性もありえ、特に少数精鋭の中小企業や個人事務所では、機能喪失による死活問題につながる可能性があると危惧しております。隔離観察の期間は陰性の場合の最低限で１４日程度のようです。 陽性判定からの回復復帰までには少なくとも１か月程度の期間は必要となっている雰囲気です。これらの期間では、無症状である場合を除いて、実質的に仕事をすることができない状態にあるようです。軽症者に分類される人工呼吸器を必要としない発症者でも、既存のインフルエンザより厳しい熱と咳があり、まともに仕事をすることは難しいようです。また、事業所などの施設についても消毒をしなければ使用できないようです。

その一方で、特に特許などの出願ついての登録要件は世界的に先願主義が標準です。特に出願日については、できるかぎり予定を守る必要があります。コロナウィルスの発生の有無により先願主義の状況が変わるものではありません。遅れた出願日についての情状酌量もありません。新規性喪失の例外では出願日は遡及しません。世界のすべての機能が同時に同じように停止しているわけではありません。すでにコロナからの回復傾向にあるとしている国もあります。日本がダメになっていても世界は動いています。

このため、コロナウィルスの拡散に対する緊急措置として、当事務所は、期間をくぎって本日から、特許庁に対する出願などの手続きについて代行代理させて頂きます。たとえば出願手続きを実行しさえすれば、その出願日を確保することができます。

企業などの事業体様、特許事務所様においてお困りの方がございましたら、緊急状況についての簡単なご説明とともに、ご連絡ください。できるかぎりのご協力をさせて頂きます。

また、現時点では問題がないとしても、将来的な危惧をお持ちの方がございましたら、ご対策の準備の一つとしてご検討のうえ、予めご連絡ください。また、事前に利用のための許可取りなどの準備を進めてください。

[ご依頼の仕方およびご注意事項について］

当HPのフォームまたはメールでの第一報を、お願いいたします。できるだけ早くに、ご一報の連絡をお願いいたします。

具体的な案件を伴うご依頼の連絡については、基本的に、企業などの事業体様の場合には代表権などの権限を有する方から、特許事務所では所長様から、お願いいたします。また、代理人の方の場合には出願人から許可をとってください。それら必要な方の明示的な許可の内容を当方で確認できる状態であれば、それ以外の方からのご連絡でも構いません。手続きを当方へ依頼される人本人以外のご連絡の場合、緊急状況のご説明がない場合、すべての許可を確認できない場合、それらのいずれかに該当する場合には、ご対応が難しくなると予想しております。ご了承ください。

なお、特許庁に対する出願などの手続きを法上で完了するためには当方の代理手続きについての委任状などが必要となります。出願の場合でも出願手続後において、出願人様からの当方への委任状を提出することができます。一時的な委任とされるためには、さらにその後に当方の辞任届または解任届を提出する必要があります。

また、今回の緊急的な代行代理による手続きは、御社の手続きが緊急的に予定通りに実行できなくなったことに起因する不利益から脱することができなくなった場合にその手助けとして実行させて頂くものです。このため、当方の緊急的な処理に関して、受任可否を含む当方の判断、処理の仕方、内容若しくはコンフリクトなどについては一切問題にしないこと、および、当方に対して一切の責任を問わないこと、を前提とし、そのことを予めしっかりとご了承のうえご依頼ください。そして、当方も努力させて頂くところではありますが、御社におかけましても当方へ丸投げして終わりというわけでは必ずしもないことについて予めご理解ください。ただし、当方も代理人ですから弁理士法に基づく守秘義務があり、その点についてはご安心ください。そして、そのような緊急時においてもコンフリクトなどを重要視される方についてはご利用をお控えください。

また、ご依頼についてはできるだけ全件に対応したいとは考えておりますが、状況や時期によっては、ご依頼についての取捨選択をお願いしたり、当方の対応ができなとご連絡したりすることもありえます。当方の通常業務を極端に抑えて無料対応することは、現状のクライアント様にご迷惑をかけてしまうことなりますから、できません。

[庁への手続きデータの受け渡しについて］

手間ややり取りの最小化とスピードとを重視しながら処理の中断の発生を抑制するために、基本的に以下のようにさせてください。

出願手続きのためのデータには、基本的に、出願ソフトへ取り込んで出願等の手続きが可能なようにすべてが１ファイル化されているワードファイル形式またはＨＴＭＬ形式のデータ、を希望します。出願時のその他の書類や、出願以外の提出手続きについての複数の書類については、その一式のすべてを、書類ごとに同様の形式のデータとしてください。提出手続きの実行には、当方の代理人欄を筆頭として追記する必要があるからです。

ファイルについては、そのすべてについてコンピュータウィルスに感染していないことなどを、ご送信前に必ずご確認ください。コンピュータウィルスに感染している可能性があるなどの判断を当方がした場合には、その時点以降の処理のすべてをストップしますことを、予めご了承ください。また、添付されていない書類についての提出手続きはいたしませんので、書類の欠落についてもご送付前に今一度ご確認ください。当方は、基本的に、ご依頼があったら可能な範囲で速やかに提出手続きを実行します。その後にご連絡を頂いたとしても、その手続きは既に既に実行された状態にある可能性があります。

データの受け渡しは、たとえばgoogle drive, dropboxといったオンラインストレージを使用して頂くことが可能です。当方が利用できるように共有等のアクセス設定をしてください。メール添付も可能です。ただし、大量なデータについてのメール添付はご遠慮ください。メールの添付ファイルについては、たとえば容量制限などにより、正常に受信したり開いたりすることすらできなくなる可能性があります。当方の受信フォルダも無制限ではありません。また、多数の案件を複数のメールに分けて送っていただいた場合には、オンラインストレージのように一覧的なリスト形式での確認をすることができませんので、手続きぬけが生じる可能性が高まります。そのような事態が生じないように気を配りますが、可能な限り緊急的に処理する必要性のある状況を勘案しますと、そもそもが通常業務と同等レベルの手続きの確実性を確保し得る状況にはないことが明らかです。一定の形式を守って頂くことにより、手続きの確実性を高めることができます。

当方は、基本的に、頂いた手続きデータをそのまま出願ソフトへ取り込み、特許庁へオンライン提出します。そして、オンライン提出後に、出願ソフトから出力したデータを、オンラインストレージまたはメールで納品させて頂きます。当方で想定している緊急措置は、基本的に以上のみであり、以上で終了と考えています。なお、別途、委任状などの提出手続きなどが発生することがございます。この点については、個別に相談させて頂きます。その他のご希望があればご教示ください。

授受するファイルについての暗号化をご希望される場合にはzipに限定させて頂きます。それ以外の個別の暗号化に対応する場合にはそれ自体に時間を取られてしまうからです。zipパスワードにご指定ある場合には予めテキストデータとしてご教示ください。

[費用について］

御社が緊急事態にあってこれら一連の条件を満たすご依頼をされた場合には、当方の代理人費用はできる限り発生しないようにしてゆきたいと考えております。代理人費用が必要である場合には、ご連絡させて頂きます。現時点では具体的な想定ができているわけではありませんが、今後の状況や累積件数によっては、代理人費用を発生させるように基本方針を将来的に方向転換する可能性はあります。この場合でも費用が高額とはならないようにできるだけ配慮してゆきたいと考えております。個別にこ連絡が必要となる場合、ご依頼から提出手続きが実行するまでのリードタイムは長くなります。

実費や立替金については、その全額をご請求させて頂きます。

[ご協力のお願い］

今回の緊急対策についてご賛同してご協力いただける先生方がおられましたら、ご連絡をお待ち申し上げております。一緒に協力して、自分たちのことだけでなく日本の様々な方々の将来について、できる限りウィルスの傷が大きく残らないようにしてゆけたらと考えております。

厳しくなってゆく現状を早くに一緒にのりきって、その後の明るい未来へ向けて皆様と一緒に直ちに進んでゆけるようにしたいです。また、本措置のご利用がないことを最も望むところです。皆様のご健勝をお祈り申し上げます。

２０２０年（令和二年）４月５日

対応期間：～２０２０年（令和二年）６月２５日（状況を勘案して延長することも考えています。）